Představte si prostor, kde mají vaši zaměstnanci všechny důležité informace, dokumenty a nástroje na dosah ruky. Místo, kde mohou efektivně spolupracovat na projektech, sdílet obsah a být vždy informováni o firemních novinkách. S platformou Microsoft SharePoint si takový moderní intranet můžete snadno vytvořit. Níže se zaměříme na to, jak takový firemní intranet krok po kroku nastavit a doplníme několik užitečných tipů z praxe.
Proč si vybrat Microsoft SharePoint pro vytvoření firemního intranetu?
Microsoft SharePoint je víc než jen nástroj pro ukládání dokumentů. Nabízí přidanou hodnotu v propojení celé firmy a zefektivnění pracovních procesů.
Mezi jeho hlavní benefity patří:
- Centrální místo pro sdílení informací a spolupráci.
- Integrace s Microsoft 365, například s aplikacemi Word, Excel, Teams nebo Power Automate.
- Bezpečné prostředí s pokročilou správou přístupu ke stránkám i dokumentům.
- Personalizované prostředí: každé oddělení nebo tým si může přizpůsobit obsah podle svých potřeb.
🎯 Praktický tip: Naši zákazníci, kteří implementovali SharePoint, hlásí zvýšení produktivity až o 25 % díky rychlejšímu přístupu k datům a lepší spolupráci mezi týmy. Pokud hledáte způsob, jak zvýšit produktivitu zaměstnanců a zlepšit firemní komunikaci, SharePoint intranet je ideální volbou.
Postup vytvoření intranetu krok za krokem:
1. Přihlášení do Microsoft SharePoint
- Přihlaste se do svého účtu Microsoft 365 na office.com.
- Klikněte na aplikaci SharePoint v nabídce dostupných nástrojů.
2. Vytvoření nového webu
- Klikněte na + Vytvořit web (v levém horním rohu).
- Vyberte možnost Komunikační web – ten je ideální pro intranet, který bude sloužit celé firmě.
- Pojmenujte svůj web, například „Firemní intranet“, a klikněte na Dokončit.
🎯 Tip z praxe: Pokud potřebujete web pro konkrétní tým, použijte možnost Týmový web, který je přizpůsobený pro menší skupiny a rychlou spolupráci.
Přizpůsobení hlavní stránky intranetu
Hlavní stránka intranetu slouží jako brána pro všechny uživatele, a aby byla co nejpřehlednější doporučujeme:
1. Přidejte obsah pomocí webových částí:
- Zprávy: Publikujte nejnovější informace, například oznámení o změnách nebo firemních akcích.
- Knihovna dokumentů: Sdílejte klíčové dokumenty, jako jsou směrnice, manuály nebo formuláře.
- Události: Zveřejněte kalendář firemních školení, porad nebo teambuildingů.
- Rychlé odkazy: Přidejte přímé odkazy na nástroje, jako jsou Microsoft Teams, CRM nebo interní aplikace.
2. Upravení vzhledu intranetu:
- Klikněte na Nastavení (ozubené kolečko) > Změnit vzhled.
- Přidejte firemní logo, upravte barevné schéma a design podle vizuální identity vaší firmy.
🎯 Tip z praxe: Udržujte hlavní stránku jednoduchou. Zaměřte se na přehlednost a rychlý přístup k důležitým informacím.
Stránky pro týmy a jednotlivá oddělení
Každý tým nebo oddělení může mít svou vlastní stránku, která obsahuje relevantní obsah a nástroje.
1. Jak vytvořit stránku:
- Klikněte na + Nový > Stránka
- Vyberte šablonu, například „Prázdná stránka“ nebo „Galerie“.
- Přizpůsobte obsah podle potřeb týmu.
2. Co na stránkách najdete:
- HR oddělení: Formuláře pro žádosti o dovolenou, seznam benefitů nebo školení.
- Marketing: Šablony prezentací, brand manuály a kalendář kampaní.
- IT: FAQ s řešeními nejčastějších problémů nebo odkazy na technickou podporu.
🎯 Tip z praxe: Propojte stránky jednotlivých týmů s hlavním menu intranetu, aby byly snadno dostupné pro všechny uživatele.
Zajištění bezpečnosti a správy přístupu
1. Přístupová práva:
Klikněte na Nastavení > Oprávnění pro tento web a nastavte, kdo má přístup k jednotlivým stránkám nebo dokumentům.
2. Verzování dokumentů:
Aktivujte verzování v nastavení knihovny dokumentů, abyste mohli sledovat změny a vracet se ke starším verzím.
🎯 Tip z praxe: Pravidelně kontrolujte nastavení přístupových práv, abyste zajistili ochranu citlivých dat.
Výhody intranetu v Microsoft SharePoint
- Úspora času: Všechny důležité informace jsou na jednom místě.
- Lepší komunikace: Firemní novinky a aktualizace jsou snadno přístupné pro všechny zaměstnance.
- Efektivní spolupráce: Sdílené dokumenty a úkoly jsou přehledně organizované.
- Bezpečnost: Citlivé informace zůstávají chráněné díky pokročilé správě přístupu.
- Integrace s Microsoft 365: Hladká spolupráce mezi různými nástroji.
Závěr
Vytvoření výkonného intranetu pomocí Microsoft SharePoint je skvělým krokem k zefektivnění vaší firmy. Nejenže zlepšíte přístup k důležitým informacím, ale také podpoříte spolupráci mezi týmy i jednotlivci a zvýšíte produktivitu zaměstnanců.
🎯 Vytvořte firemní intranet a propojte svou firmu ještě dnes. A pokud potřebujete s implementací pomoci, neváhejte nás kontaktovat zde – rádi vás provedeme celým procesem krok za krokem!
