- Přeposílání e-mailů,
- Dohledávání odpovědných osob,
- Urgence,
- Telefonáty,
- Ověřování stavu požadavků.
- Kontrola nad plynulostí schvalování.
Každý jednotlivý krok zabere jen pár minut. V součtu však představují mnoho hodin práce měsíčně napříč celou firmou.
Když proces funguje jen v hlavách zaměstnanců
Firmy stále spoléhají na to, že každý dané procesy zná a lidé vědí:
- kdo schvaluje,
- komu se požadavek posílá,
- jaký je správný postup.
Problém nastává ve chvíli, kdy je někdo nemocný, na dovolené nebo z firmy odejde. Najednou nikdo neví, kdo a co má rozhodnout, kde se daný požadavek nachází, zda už byl schválen anebo v jakém je stavu. A právě v tu chvíli začíná schvalovací kolečko, které zpomaluje práci všem zúčastněným.
Každé zpožděné schválení má svůj dopad
Tady nejde ale jen o pohodlí zaměstnanců. Zdržení schvalovacího procesu mnohdy znamená:
- opožděnou úhradu faktury,
- pozdě objednanou techniku,
- zpoždění v podpisu smlouvy,
- zpožděný projekt,
- ztíženou kontrolu nákladů,
- ztrátu přehledu nad firemními výdaji.
Čím více firma roste, tím častěji se setkává s podobnými situacemi.
Aplikace Schvalování
A právě proto je tu aplikace Schvalování, kterou jsme vytvořili, aby vám tyto schvalovací procesy usnadnila a zefektivnila, a aby odstranila nejčastější problémy schvalovacích procesů.
Každý účastník procesu má okamžitě přehled o aktuálním stavu všech požadavků. Aplikace zaznamenává všechny kroky a automaticky předává požadavek dále dle nastaveného workflow.
Největší přínos? Přehled a rychlost
Firmy si často myslí, že hlavním přínosem digitalizace schvalování je úspora času. Ve skutečnosti ale bývá důležitější něco zcela jiného. Přehled.
Díky aplikaci Schvalování totiž okamžitě zjistíte:
- kdo má požadavek schválit,
- v jaké fázi se nachází,
- jak dlouho už se požadavek vyřizuje
- kdo provedl poslední krok a na koho se čeká.
Toto má pro firmy reálnou hodnotu. Už žádné pátrání, kde se co zadrhlo.
Závěr
Pokud dnes schvalujete požadavky napříč firmou prostřednictvím e-mailů, Excelu nebo papírových formulářů, existuje velká pravděpodobnost, že bojujete s různými zádrhely. Naše aplikace Schvalování představuje jednoduchý způsob, jak proces schvalování zefektivnit a zjednodušit, a to bez nutnosti pořizovat složité a drahé systémy.
Efektivní schvalování není jen o úspoře času. Přináší větší přehled, rychlejší rozhodování, lepší kontrolu nákladů a méně administrativy pro všechny zúčastněné. Více informací o aplikaci Schvalování najdete ZDE.
